W firmie, każde zdarzenie gospodarce musi zostać udokumentowane w razie kontroli, lub rozliczeń księgowych. Żeby móc odliczyć podatek od towarów i usług, koniecznie trzeba mieć udokumentowaną sprzeda i zakup, ponieważ na podstawie faktur, księgowy dokonuje rozliczeń. Dla laika, może się to wydawać skomplikowane, natomiast dla osoby doświadczonej jest to coś naturalnego.
Co musi posiadać dobry program do fakturowania?
Klienci biur rachunkowych, każdego miesiąca dostarczają im pliki dokumentów, które stanowią podstawę do prowadzenia rozliczeń księgowych. Są to przede wszystkim faktury i rachunki będące wynikiem prowadzonej sprzedaży i dokonywanych zakupów. Niektórzy przedsiębiorcy ręcznie, na specjalnych drukach akcydensowych wystawiają faktury dla swoich klientów, a inni wolą bardziej nowoczesne i szybsze rozwiązanie, jakim jest program do fakturowania. Obecnie prowadzenie firmy bez komputera jest wręcz niemożliwe, ponieważ dokonujemy w nim wiele obliczeń, analiz, czy wydruków, które mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Szczególnie dla firm handlowych najlepszy program do wystawiania faktur jest koniecznością, ponieważ przyśpiesza i ułatwia pracę. Przede wszystkim nie trzeba ręcznie uzupełniać druczków, tylko komputerowo z możliwością wydruku kopii i oryginału. W programach tego typu, możemy zapisać dane firmy, które automatycznie będą się pojawiały na każdym, generowanym dokumencie oraz można zapisywać także dane kontrahentów dla jakich będą one wystawiane. Podobnie wygląda sprawa z pozycjami widniejącymi na fakturze, ponieważ można zapisać ich dowolne nazwy i ustalić wymaganą wysokość podatku od towarów i usług. Programy do fakturowania, często są połączone z magazynem, dzięki czemu stany magazynowe są na bieżąco aktualizowane.
Oprogramowania do wystawiania faktur są często łączone z innymi modułami, takimi jak księgowość, magazyn, czy sprzedaż. Dzięki takiemu rozwiązaniu, właściciel firmy ma możliwość wglądu w dokumenty firmy na każdym etapie i będą one w jednym miejscu. Można je dowolnie analizować, generować z programu dowolne raporty, czy nawet wymagany przez Urząd Skarbowy jednolity plik kontrolny. Inwestycja w taki program, na pewno przyniesie korzyści właścicielowi firmy w szybkim czasie.